retributiereglement 2016-2019 inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties

MOTIVERING

1. Relevante voorgeschiedenis, feiten en context
Naar aanleiding van een aantal evenementen met een eerder winstgevend karakter, zoals the Day before Tomorrow, Classic Car Event, Fiësta Europa, Bluesem,… heeft het gemeentebestuur de intentie geuit om een commerciële vergoeding op basis van oppervlakte en aantal dagen (inclusief opbouw en afbraakperiode) als voorwaarde op te nemen in haar principiële beslissing. Eveneens werd er aan een aantal evenementen een waarborg gevraagd in functie van de mogelijke risico op schade. Verder werden nutsvoorzieningen en logistieke ondersteuning al dan niet aangerekend.
Het gemeentebestuur heeft de opdracht gegeven om de gevraagde vergoedingen in te bedden in een retributiereglement, met name op inname van openbare domein voor evenementen en manifestaties. Het ontwerp van retributiereglement streeft een zo breed mogelijk toepassingsgebied na.
Het geldt voor alle evenementen en manifestaties over het hele grondgebied van Brasschaat.
Sinds begin 2016 wordt elke aanvraag van evenement afgetoetst aan het ontwerp van retributiereglement op inname van openbare domein voor evenementen en manifestaties. De aanvragen worden nadien ter goedkeuring aan het college voorgelegd door middel van een ontwerpbesluit “opstart van evenementenprocedure”.
De sportraad formuleerde op 6 juni 2016 een positief advies over het ontwerp.
Het is financieel aangewezen om met ingang van 1 juli 2016 een retributie op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties in te voeren.

2. Juridisch kader
De bepalingen van het gemeentedecreet.

3. Adviezen
De sportraad formuleerde op 6 juni 2016 een positief advies over het ontwerp.

4. Bijkomende motivatie
Niet van toepassing

5. Financiële gevolgen
De opbrengst is afhankelijk van het aantal evenementen en manifestaties.

6. Tussenkomst raadsleden
Raadslid De Roey wenst de meerderheid te bedanken. Hij is tevreden dat dit nu wordt voorgelegd en dat er een jaarlijks overzicht wordt opgemaakt. Hij zal per mail nog een aantal tekstuele opmerkingen overmaken. Artikel 2.3 kan anders verwoord worden en artikel 4 zou hij ook anders verwoorden. Verder vindt hij de opsomming van evenementen vreemd. Naast circussen worden hier ook reclame-evenementen en tijdelijke winkelcontainers vermeld. Hij vraagt waarom dit is, omdat dit voor hem geen evenementen zijn. Ten slotte vindt de fractie het jammer dat er geen limiet aan het aantal te organiseren evenementen wordt bepaald.
Schepen N. de Kort verduidelijkt dat het de bedoeling is om zo ruim mogelijk te gaan. Bij sommige evenementen kan men conceptstores voorzien. Op deze manier wordt dit opgevangen.

 

BESLUIT eenparig:

 

Art.1.- Toepassingsgebied
Er wordt met ingang van 1 juli 2016 en voor een termijn eindigend op 31 december 2019 een retributie geheven op tijdelijke terbeschikkingstellingen en occasionele innamen van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de gemeente Brasschaat voor het inrichten van evenementen en manifestaties.

Art.2.- Definitie
Het gedurende een bepaalde in tijd beperkte periode, voor minder dan drie maanden, ter beschikking stellen van openbaar domein voor het inrichten van festivals (beide met inname voor onder meer occasionele uitstallingen, occasionele terrassen, tapinstallaties, plaatsen van tenten), circussen, feestmarkten, braderijen, occasionele fastfoodkramen, barbecues, autoshows, reclame-evenementen, (muziek-)optredens, sportgebeurtenissen, beurzen, buurt- en straatfeesten, standplaatsen autobus of camionette voor marketingonderzoek of publicitaire doeleinden en tijdelijke plaatsen van winkelcontainers (uitgezonderd indien ze gebruikt worden tijdens verbouwingswerken of indien ze voor de eigen handelszaak worden geplaatst). Deze opsomming is niet beperkend.

Art.3.- Niet van toepassing
Dit reglement is niet van toepassing op de activiteiten die gereglementeerd zijn onder:
- het reglement met betrekking tot ambulante activiteiten op de openbare markten;
- het reglement met betrekking tot fooractiviteiten en ambulante activiteiten in kermisgastronomie op openbare foren.
Hiervoor zijn andere retributiereglementen van toepassing.

Art.4.- Staat van bevinding
Voorafgaand aan de opbouw van het evenement wordt er een staat van bevinding ‘start opbouw’ opgesteld door de gemeente in bijzijn van de organisator.
Na de afbraak van het evenement wordt er eveneens een staat van bevinding ‘einde afbraak’ opgesteld door de gemeente in bijzijn van de organisator. De organisator neemt het initiatief om met de daartoe bevoegde/aangewezen persoon van de gemeente een afspraak te maken.
De opbouw van het evenement kan starten zoals voorzien in de toelatingsbrief en de staat van bevinding werd opgesteld en ondertekend door beide partijen (gemeente en organisator).

De afbraak van het evenement eindigt op het moment dat de organisator de daartoe bevoegde/aangewezen persoon van de gemeente inlicht en er een afspraak wordt gemaakt voor de staat van bevinding.
De staat van bevinding (eveneens gedocumenteerd met foto’s) vindt plaats voor de opbouw en nà de volledige afbraak/opruim.

Art.5.- Tarief
Voor de tijdelijke terbeschikkingstelling van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de gemeente Brasschaat bedraagt de retributie:

Periode

Tarief volgens oppervlakte

 

Voor gedeelte van 1 tot 5000 m²

+ voor gedeelte boven 5000 m²

opbouw dag (x)-3 en volgende

10,00 euro/dag per evenement per 500m²

10,00 euro/dag per evenement per 500m²

opbouw dag (x)-2

5,00 euro/dag per evenement per 500m²

5,00 euro/dag per evenement per 500m²

opbouw dag (x)-1

2,50 euro/dag per evenement per 500m²

2,50 euro/dag per evenement per 500m²

1ste dag evenement t.e.m. 4de dag

50,00 euro/dag per evenement per 500m²

10,00 euro/dag per evenement per 500m²

vanaf 5de dag

10,00 euro/dag per evenement per 500m²

5,00 euro/dag per evenement per 500m²

afbraak dag (x)+1

2,50 euro/dag per evenement per 500m²

2,50 euro/dag per evenement per 500m²

afbraak dag (x)+2

5,00 euro/dag per evenement per 500m²

5,00 euro/dag per evenement per 500m²

afbraak dag (x)+3 en volgende

10,00 euro/dag per evenement per 500m²

10,00 euro/dag per evenement per 500m²

(x) is gelijk aan de evenementenperiode.
De minimum aangerekende oppervlakte per evenement bedraagt 500m².
Een begonnen dag wordt aangerekend als een volledige dag.
De oppervlakte wordt bepaald in functie van de volledige inname van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de gemeente Brasschaat (inclusief eventuele backstage, opslagruimte, parking) De innamen van openbare weg en van gronden naar aanleiding van begeleidende maatregelen opgelegd door het gemeentebestuur, worden niet aangerekend, zoals bijvoorbeeld parkings.
Voor de locaties gelegen in het Park van Brasschaat wordt de retributie verhoogd met (in 2016) 25%, (in 2017) 30%, (in 2018) 35% en (in 2019) 40%. Dit geldt voor de zone Kasteelparkgebied, zoals gedefinieerd in het landschapsbeheersplan.

Art.6.- Debiteur
De retributie en/of waarborg is verschuldigd door de organisator die gebruik maakt van de tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen.

Art.7.- Betaling
De betaling van de retributie dient te gebeuren binnen 30 dagen na verzending van de factuur op rekeningnummer van het gemeentebestuur.

Art.8.- Vrijstelling
Van deze retributie zijn vrijgesteld:
- de eigen georganiseerde evenementen van de “groep” gemeente Brasschaat (onder andere gemeente Brasschaat, OCMW Brasschaat, EVA vzw programmering cultuur centrum Hemelhoeve, EVA vzw sportplus, AGB, toerisme Brasschaat vzw)
- evenementen georganiseerd door Brasschaatse handelaars- en horecaverenigingen ter promotie van het winkel- en horecagebied in Brasschaat;
- de Belgische staat, de Vlaamse gemeenschap/ Vlaamse gewest, de provincie Antwerpen, de gemeenten en de openbare instellingen;
- erkende onderwijsinstellingen, erkende adviesraden of culturele, sociale, sport-,senioren en jeugdverenigingen met een maatschappelijke zetel in de gemeente Brasschaat;
- aanvragers die een externe partner-organisator zijn, maar waarmee de gemeente Brasschaat op enigerlei wijze in functie van het betrokken evenement of manifestatie een partnerschap heeft afgesloten, zoals bijvoorbeeld voor evenement in co-organisatie, naamversterkende en samenlevingsversterkende evenementen (onder andere speelstraten, straat- en buurtfeesten, georganiseerd door ‘een vereniging van particulieren’). Het evenement dient steeds een meerwaarde voor de gemeente Brasschaat te betekenen. Het gemeentebestuur motiveert in haar beslissing het partnerschap.
Het gemeentebestuur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad het overzicht van aanvragers die als externe partner-organisator worden aangeduid met haar motivatie.

Art.9.- Waarborg
De gemeente kan een waarborg bepalen, indien de opstelling van het evenement een mogelijk risico op beschadiging van het openbaar domein inhoudt. Het bedrag voor de waarborg wordt, als volgt, vastgesteld:
- W = [tarief volgens art.5] x C
- W = waarborg
- C = coëfficiënt naar risico op beschadiging
C wordt gelijk gesteld aan 3. Naargelang het risico op beschadiging van het openbaar domein, de beschadiging bij vorige edities of vergelijkbare evenementen kan C vervangen worden door 2, 4 of 5. Het college van burgemeester en schepen beslist gemotiveerd bij goedkeuring aanvraag van het evenement over de te gebruiken coëfficiënt, na advies van de bevoegde dienst.
Deze waarborg dient ten laatste 14 kalenderdagen voor het evenement gestort te worden, volgende de bepalingen vermeld in de toelatingsbrief. Wanneer de organisator het nalaat om dit bedrag tijdig te storten, wordt de toelating geschorst in afwachting van de betaling of begeleidende maatregelen door de burgemeester en/of college van burgemeester en schepenen.
De waarborg kan pas worden terugbetaald als de staat van bevinding ‘einde afbraak’ werd opgesteld en de vastgestelde beschadigingen werden hersteld.
Indien het openbaar domein niet wordt achtergelaten in de oorspronkelijke toestand, zullen de kosten voor het herstellen integraal doorgerekend worden aan de aanvrager of verrekend worden met de waarborg.

Art.10.
Artikel 94 van het gemeentedecreet voorziet in de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen.
Bij betwisting kan het gemeentebestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden om de retributie in te vorderen.”

goedgekeurd in de gemeenteraad van 27 juni 2016 - gepubliceerd op 29 augustus 2016

Uitgelicht