bijzondere manifestaties

toelagereglement bijzondere sportmanifestaties 2013-2018

Art.1 - omschrijving
Binnen de perken van de kredieten in het gemeentebudget, verleent de gemeente voor de periode 2013- 2018 subsidies aan sportclubs voor de organisatie van bijzondere sportmanifestaties, volgens de normen en de voorwaarden die hierna worden gesteld. Het college van burgemeester en schepenen stelt de toelagen vast in toepassing van dit reglement. De raad van bestuur van de sportraad geeft advies over de betoelaging.

Art. 2 – voorwaarden voor subsidiëring
Om subsidies te verkrijgen dient de vereniging en de bijzondere manifestatie die ze organiseren te voldoen aan het volgende:
1. De vereniging dient te beantwoorden aan de volgende voorwaarden:
     a. De zetel van de vereniging dient gevestigd te zijn op het grondgebied van Brasschaat;
     b. De vereniging moet minimum 1 jaar actief zijn in de gemeente;
     c. De manifestatie wordt ingericht door 1 of meerdere sportverenigingen die aangesloten zijn bij de sportraad van Brasschaat;
     d. De manifestatie moet, tenzij dit onmogelijk is wegens het ontbreken van de vereiste infrastructuur, op het grondgebied van de gemeente geschieden;
     e. Het evenement biedt een duidelijke meerwaarde aan de promotie van de sport en heeft een uniek karakter, door omvang of deelnemersveld, binnen de eigen sport in het Vlaamse sportlandschap;
     f. De manifestatie geeft minimaal een regionale uitstraling aan de gemeente Brasschaat;
     g. De manifestatie moet toegankelijk zijn voor het publiek (toeschouwers);
     h. De manifestatie moet hoofdzakelijk in eigen inkomsten voorzien;
      i. De organisatoren werken een goede communicatiestrategie uit in functie van de promotie van hun eigen sporttak en het aantrekken van nieuwe sporters met het oog op het aanzetten tot een regelmatige sportbeoefening;
      j. Op het promotiemateriaal moet het logo van de gemeente Brasschaat en de sportraad worden opgenomen.

Art. 3 – aanvraag toelage voor sportmanifestaties
Afhankelijk van het ogenblik waarop de sportmanifestatie plaatsvindt, zijn er twee indiendata:

  • uiterlijk op 31 maart, voor sportmanifestaties die plaatsvinden tussen 1 juli en 31 december van het indienjaar;
  • uiterlijk op 30 september, voor sportmanifestaties die plaatsvinden tussen 1 januari en 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Als overgangsmaatregel zal er voor sportmanifestaties die plaatsvinden in 2013 een uitzondering gemaakt worden op de uiterlijke indiendata zoals hierboven beschreven. Alle aanvragen voor sportmanifestaties die plaatsvinden in 2013 kunnen tot uiterlijk 30 april 2013 ingediend worden.

1. Het aanvraagdossier dient te bevatten:

VÓÓR de manifestatie
a. Ingevuld aanvraagformulier.
b. Ontwerpen van het promotiemateriaal met het logo van de gemeente Brasschaat en het logo van de sportraad.
c. Een gedetailleerde raming van de te verwachten inkomsten en uitgaven. -2-
d. Een uitnodiging aan zowel ‘het schepencollege en gemeenteraad’, p/a gemeentehuis, Bredabaan 182, 2930 Brasschaat, als aan ‘de raad van bestuur van de sportraad’, p/a vrijetijdscentrum-sportdienst, Bredabaan 407, 2930 Brasschaat, bezorgen.

NA de manifestatie – ten laatste 1 maand na de manifestatie
a. Raming van inkomsten en uitgaven binnenbrengen aan de hand van rekeningen, …
b. Overhandigen van promotiemateriaal met het logo van de gemeente Brasschaat en het logo van de sportraad, alsook een eventueel persbericht (bewijs dat evenement doorgegaan is).

2. Indien de sportraad dit nodig acht (enkel bij twijfel), wordt de organisator uitgenodigd om de sportmanifestatie toe te lichten.

3. Voor elk aanvraagdossier adviseert de Raad van Bestuur van de sportraad aan het Schepencollege of er al dan niet een subsidie wordt gegeven.

Art. 4 - subsisideregeling

1. Een club kan maximaal 1 keer betoelaagd worden over een tijdspanne van 1 jaar én slechts voor 1 evenement. Eén evenement kan maar 1 maal gesubsidieerd worden onafhankelijk of dit door 1 of meerdere verenigingen georganiseerd wordt. Deze toelage is maximaal een bedrag van 500 euro.

2. Het toegekende bedrag kan niet hoger zijn dan de aangetoonde uitgaven. Indien de kosten lager zijn dan de al betaalde subsidie, wordt het niet bestede deel van het voorschot teruggevorderd.

3. De gemeenteraad stelt het totaal te verdelen bedrag vast in het gemeentebudget.

4. De uitbetaling zal in 2 delen verlopen:
a. Voor manifestaties die plaatsvinden tussen 1 juli en 31 december van het indienjaar:
- Vóór 30 juni van het jaar waarin de manifestatie zal plaatsvinden zal er een voorschot uitbetaald worden. Dit voorschot zal 50% van het toegewezen bedrag bedragen met een maximum van 250,00 euro.
- Ten laatste op 28 februari van het jaar volgend op de sportmanifestatie, zal het resterende bedrag uitbetaald worden aan de hand van een binnengebracht overzicht van inkomsten en uitgaven.
b. Voor manifestaties die plaatsvinden tussen 1 januari en 30 juni volgend op het indienjaar:
- Vóór 31 december voorafgaand aan het jaar waarin de manifestatie zal plaatsvinden zal er een voorschot uitbetaald worden. Dit voorschot zal 50% van het toegewezen bedrag bedragen met een maximum van 250,00 euro.
- Ten laatste op 31 augustus van het jaar van de sportmanifestatie, zal het resterende bedrag uitbetaald worden aan de hand van een binnengebracht overzicht van inkomsten en uitgaven.
c. Voor manifestaties die plaatsvinden in 2013 zal er voor wat betreft de uitbetaling ook een overgangsmaatregel genomen worden:
- Vóór 30 juni 2013 zal er een voorschot uitbetaald worden. Dit voorschot zal 50% van het toegewezen bedrag bedragen met een maximum van 250,00 euro.
- Ten laatste op 28 februari 2014 zal het resterende bedrag uitbetaald worden aan de hand van een binnengebracht overzicht van inkomsten en uitgaven.

Art. 5 – individuele aanvragen
Individuele aanvragen die door de clubs rechtstreeks aan het College van Burgemeester en Schepenen worden toegezonden en die betrekking hebben op deze bijzondere sportmanifestaties, zullen door het College voor advies overgemaakt worden aan de Raad van Bestuur van de Sportraad om alsnog de voorziene procedure te laten doorlopen. Dit op voorwaarde dat het aanvraagdossier tijdig wordt ingediend. Laattijdige aanvragen worden voor advies aan de sportraad voorgelegd en nadien aan het college van burgemeester en schepenen.

Uitgelicht