Kleine zelfstandige of grotere onderneming: Word onze partner!

De gemeente Brasschaat wil voor elke opdracht de meest geschikte ondernemer aantrekken. Zowel een kleine zelfstandige als een grotere onderneming kan een partner voor ons zijn. We hebben immers heel diverse opdrachten, gaande van bijvoorbeeld het leveren van broodjes tot het aanleggen van weginfrastructuur. Afhankelijk van de omvang van de opdracht, zijn we verplicht om specifieke procedures te volgen bepaald door de wetgeving overheidsopdrachten. We willen niet dat dit jou als ondernemer afschrikt en daarom helpen we je via deze webpagina op weg.

Op deze pagina vind je een link naar een registratieformulier. Hierin kan je je gegevens achterlaten en toon je interesse voor toekomstige opdrachten. De betrokken gemeentelijke diensten kunnen je dan contacteren voor een opdracht.

Interesse? Meld je in een paar minuten aan!

Geef je gegevens door via dit registratieformulier.

Let op: Met deze aanmelding word je niet "automatisch" op de hoogte gesteld van de opdrachten, maar kom je wel mee in de lijst van potentieel aan te schrijven kandidaten. Vergeet dus zeker niet om de gewone kanalen ter publicatie van overheidsopdrachten te volgen (cfr. www.publicprocurement.be voor grotere opdrachten).

Als je gegevens veranderen door bijvoorbeeld een verhuis, vergeet dan zeker niet om de aanpassingen aan ons door te geven via kmo@brasschaat.be. Wil je je uitschrijven? Ook dat kan via een mailtje naar hetzelfde e-mailadres.

registreer je onderneming

Wat is een overheidsopdracht?

In het kort

Misschien overweeg je voor de eerste keer om een offerte in te dienen voor een overheidsopdracht. Of is het niet de eerste keer, maar zijn er toch nog vragen of onduidelijkheden? Hieronder leggen we je in het kort enkele basisprincipes en essentiële begrippen uit en geven we je een praktische leidraad. Vind je nog geen antwoord op je vraag? Neem dan zeker eens een kijkje in onze FAQ.

Op deze webpagina helpen we je op weg, maar we publiceren hier geen overheidsopdrachten. Voor opdrachten aan de hand van de openbare procedure kan je terecht op www.publicprocurement.be.

Wat is een bestek?

Een bestek werd vroeger wel eens “lastenboek” genoemd. Dit document is de bijbel van alle overheidsopdrachten vanaf een bepaalde omvang. Hierin kan je alle administratieve, contractuele en technische bepalingen vinden. Er wordt beschreven wie (aanbestedende overheid) wat nodig heeft (voorwerp van de opdracht, uitvoerig beschreven in technische bepalingen met minimale eisen), wie hiervoor in aanmerking komt (selectiecriteria) en hoe de keuze van beste voorstel gemaakt zal worden (gunningscriteria). Samen met de offerte die nadien volgt, vormt een bestek, het contract.

Afhankelijk van de grootte van de opdracht en de daarbij horende procedure die we wettelijk moeten volgen, gaat dit om een eenvoudige en beknopte prijsvraag tot een uitgebreid bestek waarin de verwachtingen gedetailleerd staan beschreven.

Wat zijn de meest voorkomende procedures? En wat moet ik daaronder begrijpen?

Bij het opmaken van de opdracht, wordt ook de procedure bepaald die gevolgd moet worden. Deze wordt vooral bepaald door de bijhorende raming van het budget. In Brasschaat kiezen we waar mogelijk voor de administratief meest eenvoudige procedure zodat ondernemers hier niet meer dan nodig mee belast worden. Hieronder vind je de meest voorkomende procedures.

Opdracht van beperkte waarde: voor kleine opdrachten volstaat het voor de aanbestedende overheid om de mededinging te laten spelen. Dit kan aan de hand van een prijsvraag per e-mail, het consulteren van de website, telefonische contacten of een formele offerte. Er is geen bestek en de overheid beslist zelf welk aanbod het best aansluit bij de behoefte. Deze eenvoudige “procedure” is enkel mogelijk voor opdrachten waarvan de geraamde kost minder bedraagt dan 30.000 euro exclusief btw.
Onderhandelingsprocedure zónder voorafgaande bekendmaking: De aanbestedende overheid maakt een bestek op en nodigt kandidaten uit om een offerte in te dienen. Over deze offertes kan (maar niet verplicht!) onderhandeld worden. Het is vooral voor deze procedure (en de opdracht van beperkte waarde) interessant om je te registreren op de website.
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure mét voorafgaande bekendmaking: Net zoals bij de vorige procedure maakt de aanbestedende overheid een bestek op. Het verschil is dat het bestek nu gepubliceerd zal worden. Iedereen kan dus een offerte indienen. Ook hier kan (maar moet niet) onderhandeld worden over de offertes. Let wel dat enkel geschikte kandidaten weerhouden worden. Wie geschikt is, wordt vastgesteld door de selectiecriteria.
Openbare procedure: Ook bij deze procedure wordt een bestek gemaakt dat nadien gepubliceerd zal worden op de officiële federale portaalsite voor overheidsopdrachten. Vervolgens kan iedereen een offerte indienen. Het verschil met de vorige procedure is dat onderhandelen bij de openbare procedure niet mogelijk is.

Hoe kan ik me kandidaat stellen?

Er zijn twee mogelijkheden:

1. je kan worden uitgenodigd door de gemeente, het ocmw of het Autonoom Gemeentebedrijf Brasschaat (AGB) om een offerte in te dienen. Wanneer je voldoet aan de eventuele selectiecriteria en de minimumeisen vermeld in de opdrachtdocumenten kan je vervolgens een offerte indienen.

2. opdrachten kunnen gepubliceerd worden op het e-notification platform https://enot.publicprocurement.be/. Op dit platform kan je volgen of er opdrachten gepubliceerd zijn door de gemeente, het OCMW Brasschaat of het Autonoom Gemeentebedrijf Brasschaat. Je kan dan per opdracht de opdrachtdocumenten terugvinden waarin staat aan welke voorwaarden je moet voldoen om een offerte te kunnen indienen.

Wie krijgt de opdracht?

Na de indiening worden alle offertes die voldoen door de betrokken diensten met elkaar vergeleken. De offertes kunnen worden beoordeeld (a) ofwel alleen op basis van de prijs, (b) ofwel op meerdere criteria zoals prijs, kwaliteit, technische waarde, nazorg, geboden garanties, plan van aanpak etc. Dit staat in het bestek aangegeven; zie gunningscriteria.

In het geval (a) wordt de opdracht toegewezen aan de onderneming die de laagste offerte indient.
In het geval (b) wordt aan elk criterium een score toegekend. De onderneming met de hoogste eindscore mag de opdracht uitvoeren.

Gouden regels bij het indienen van een offerte

Geef in je offerte duidelijk antwoord op de vragen in het bestek met (nadruk op selectie- en gunningscriteria + technische bepalingen)
Tip: maak in de voorbereiding een checklist van zaken die verplicht zijn bij te voegen aan je offerte
Vergeet zeker niet de handtekening toe te voegen van de verantwoordelijke die handtekenbevoegdheid heeft in je bedrijf, cf. de statuten.
Respecteer de datum en uur van indienen (vermeld in het bestek). Laattijdige indieningen worden niet weerhouden.
Vraag tijdig de gevraagde attesten aan bij andere instanties. Dit vraagt soms wat doorlooptijd.
Indien je de factuur in pdf via e-mail of op een andere digitale manier aan ons kan bezorgen, dan kunnen wij deze sneller verwerken. Dit is geen verplichting maar versnelt wel het betalingsproces. Check zeker ook of je de factuur naar de juiste entiteit richt. Elke entiteit, waaronder gemeente, AGB, politie of OCMW, heeft een apart ondernemingsnummer. Dit kan je nakijken in het bestek of op de bestelbon.

Veelgestelde vragen - FAQ

Kom ik in aanmerking als kleine ondernemer?

Zeker! We hebben erg diverse opdrachten, zowel groot maar ook vaak klein. We zijn verplicht om procedures te volgen maar vaak gaat het om kleinere opdrachten in onderhandelingsprocedure waarvoor de “procedurelast” niet complex is. Indien je je afvraagt of je de opdracht wel alleen aankan, is het ook toegelaten om je te groeperen met andere ondernemers (bv. in een tijdelijke vereniging) of met onderaannemers te werken. We staan ook altijd paraat om je verder te helpen, aarzel zeker niet om ons te contacteren. Als je nog geen concrete prijsvraag of bestek hebt (waarin een contactpersoon vermeld staat), dan kan je terecht bij de dienst Lokaal Ondernemen en Toerisme via het algemeen nummer 03/650 29 30 of mail naar kmo@brasschaat.be

Bij wie kan ik terecht bij vragen?

Voor vragen over je levering, werk of dienst voor de gemeente, neem je contact op met de dienst die de bestelling geplaatst heeft. Je vindt de gegevens op de bestelbon.

Wat als mijn offerte niet tijdig binnen is?

Stiptheid is wel een strikte voorwaarde. We raden je daarom aan om tijdig aan de slag te gaan en het bestek/offertevraag grondig te lezen.

Wat als ik documenten ben vergeten?

Alles moet bij indiening aanwezig zijn. Maak en/of overloop daarom tijdig voor indiening de checklist en lees het bestek na. Contacteer desgewenst de contactpersoon van de gemeente bij vragen.

Kan ik leveren wat er gevraagd wordt?

Het is belangrijk om te kunnen bieden wat er wordt gevraagd. Dit staat beschreven in het bestek of in de prijsvraag. Je kan ook overwegen om hiervoor samen te werken met een collega-ondernemer.

Hoe en wanneer moet ik een offerte indienen?

De manier waarop en de deadline staan beschreven in het bestek. Is dit niet het geval, kan je dit best navragen bij de dossierverantwoordelijke (contactpersoon).

Wanneer weet ik aan wie de opdracht gegund wordt?

Je krijgt hier van de betrokken dienst bericht. Houd er rekening mee dat complexe beoordelingen meer tijd in beslag nemen. Vaak moet ook het college van burgemeester en schepenen ook nog het gunningsvoorstel goedkeuren.

De verbintenistermijn (de termijn van de geldigheid van de offertes) staat vermeld in de opdrachtdocumenten en bepaalt de periode waarbinnen gegund moet worden. Dit is meestal 120 dagen. In uitzonderlijke gevallen kan de aanbestedende overheid vragen aan de deelnemende firma’s om de termijn van 120 dagen te verlengen. Afhankelijk van het aantal offertes en de omvang of complexiteit van de opdracht kan de beoordeling meer of minder tijd in beslag nemen.

Wanneer word ik betaald?

Dit staat meestal in het bestek vermeld bij clausule “betalingstermijn”. Dit is wettelijk vastgelegd op 30 dagen verificatie + 30 dagen betalingstermijn.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat de betaling vlot kan verlopen?

Indien je de factuur in pdf via e-mail of op een andere digitale manier aan ons kan bezorgen, dan kunnen wij deze sneller verwerken. Dit is geen verplichting maar versnelt wel het proces

Check zeker ook of je de factuur naar de juiste entiteit richt. Elke entiteit, waaronder gemeente, AGB, politie of OCMW, heeft een apart ondernemingsnummer. Dit staat in het bestek of op de bestelbon.

Wat als ik een aanzienlijke prefinanciering moet doen voor deze opdracht? Kan ik reeds een factuur vóór of tijdens de opdracht sturen?

In principe staat alles beschreven in het bestek. Bij een langere/grotere opdracht, wordt er vaak in schijven uitbetaald. Indien je het niet terugvindt in het bestek, bespreek je dit best met de dossierverantwoordelijke/projectleider. Indien je kan aantonen dat je bepaalde diensten of materialen tussentijds al geleverd hebt, dan kan er doorgaans tussentijds ook gefactureerd worden.

Wat als ik als kmo wel wat hulp kan gebruiken tijdens dit proces?

Bij een overheidsopdracht komt er wel wat kijken, wat sommige ondernemers wat afschrikt. De Vlaamse overheid en vertegenwoordigers van kmo's willen dat kmo's voluit kunnen participeren aan overheidsopdrachten. Met het project 'kmo-participatie aan overheidsopdrachten' willen ze kmo's extra ondersteuning aanbieden.

Kmo’s die zich willen toeleggen op overheidsopdrachten, kunnen een beroep doen op heel wat dienstverleners. Die dienstverleners kunnen je ondersteunen doorheen het hele proces, helpen je om een overheidsopdracht op maat van jouw kmo te zoeken, ondersteunen je tijdens het facturatieproces, etc.

Meer info vind je hier: Kmo-participatie aan overheidsopdrachten | Vlaanderen Intern